Selbstmanagement für Selbstständige
Ralf Senftleben • Als Selbstständiger hat man im Normalfall immer mehr zu tun, als man schaffen kann. Deswegen ist es für uns so wichtig, dass wir uns gut organisieren und dafür sorgen, dass
- die wichtigen Dinge zuerst erledigt werden,
- wir keine Termine vergessen und
- möglichst effektiv arbeiten, ohne uns zu verzetteln.
Und wie erreicht man das? Mir persönlich helfen da vier Werkzeuge
- Meine Aufgabenliste
- Mein Kalender
- Meine Möglichkeitenliste
- Meine Zielliste
Werkzeug 1: Meine Aufgabenliste
Ich führe eine Aufgabenliste, auf der ich wirklich jede Aufgabe aufschreibe. Diese Aufgabenliste ist der Dreh- und Angelpunkt meines Arbeitsalltags.
Ich führe meine Aufgabenliste übrigens in einem einfachen Texteditor, und als Erstes an einem Arbeitstag öffne ich meine Aufgabenliste und schaue, was ich heute erledigen will. Und dann arbeite ich die Aufgaben von meiner Liste eine nach der anderen ab.
Damit ich die wichtigen Dinge zuerst erledige, schiebe ich diese Aufgaben auf meiner Liste immer nach oben. So bleibt Kleinkram am unteren Ende der Liste zwar oft unerledigt, aber seien wir ehrlich, vieles davon erledigt sich auch oft von selbst, wenn man es ignoriert, oder es wird sich schon wieder irgendwie in Erinnerung rufen, wenn es doch wichtig sein sollte.
Ich bin auch ein großer Verfechter von sehr einfachen Planungssystemen. Teure Zeitplansysteme, Zeitplanungs-Software oder komplizierte Methoden sind in meinen Augen eher hinderlich. Da beschäftigen wir uns stundenlang damit, wie wir die Aufgaben abarbeiten sollen, statt es einfach zu tun.
Je einfacher, desto besser. Denn ein einfaches System hat eine größere Wahrscheinlichkeit, stressige Phasen zu überstehen.
Eine Aufgabenliste hat für mich drei Funktionen:
- Nichts vergessen und meinen Kopf dadurch entlasten (wenn ich etwas aufschreibe, kann ich es loslassen, weil ich es nicht mehr vergessen kann).
- Meine Aufgabenliste soll mir dabei helfen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.
- Meine Aufgabenliste dient als Steuerinstrument für meine Arbeitskraft, ich schaue auf meine Liste und tue, was an erster Stelle steht.
Und um diese drei Funktionen zu erfüllen, brauche ich keine ausgefeilte Methode oder kein teures Zeitplanbuch. Hier reichen ein Zettel und ein Stift. Oder bei mir eben ein Texteditor, weil ich sowieso den ganzen Tag am Computer sitze.
Das Wichtigste bei einer Aufgabenliste ist nicht die Methode oder die Art, wie ich meine Aufgaben aufschreibe, sondern dass ich sie jeden Arbeitstag benutze und tue, was ich geplant habe.
Werkzeug 2: Mein Kalender
Damit ich keine Termine vergesse und mir Aufgaben auf Termin oder auf Wiedervorlage legen kann, habe ich einen Kalender, natürlich auch auf dem Computer. Ich benutze dazu den Kalender, der auf meinem Mac eingebaut ist, den iCal. Da trage ich meine Termine ein und ich nutze ihn dazu, mich an Aufgaben zu erinnern, die ich für die Zukunft terminiert habe. Hier habe ich auch alle wiederkehrenden Aufgaben eingetragen.
Wichtig an so einem Kalender ist dabei eines: Man muss jeden Tag reinschauen, sonst kann er einen nicht zuverlässig erinnern. Deswegen finde ich Kalender am Computer so praktisch, weil sie eine Erinnerungsfunktion eingebaut haben.
Hätte ich einen Papierkalender, würde ich mir einen täglichen Alarm in meinem Handy einprogrammieren, der mich daran erinnert, in meinen Kalender zu schauen.
Christine hat mich übrigens gefragt, warum ich mich denn um Himmels willen daran erinnern muss, in meinen Kalender zu schauen, weil für sie wäre das ganz selbstverständlich. Wenn es bei Ihnen auch wie bei Christine ein Ritual ist, dann brauchen Sie natürlich keine Erinnerungshilfe. Ich habe es früher gerne vergessen, täglich in meinen Kalender zu schauen, deswegen muss ich mich daran erinnern.
Werkzeug 3: Meine Möglichkeitenliste
Es gibt zu jedem Zeitpunkt 2001 Möglichkeiten, die uns Selbstständigen offen stehen, um unser Business voranzubringen. Und um hier einen Überblick zu behalten und mir selbst dabei zu helfen, die besten Möglichkeiten auszuwählen, habe ich eine Möglichkeitenliste. Darüber habe ich ja in diesem Beitrag schon im Detail berichtet.
Meine Möglichkeitenliste dient übrigens auch dazu, Ideen aufzuschreiben, denn Ideen sind ja letztlich auch nur Möglichkeiten.
Werkzeug 4: Meine Zielliste
Meine Aufgabenliste dient bei mir auch dazu, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Aber was ist wichtig und was ist unwichtig? Um das zu entscheiden, muss ich vorher erst einmal festgelegt haben, wo ich eigentlich hinwill und wovon ich mehr in meinem Leben haben möchte.
Denn wichtig ist nach meiner Definition das, was einem dabei hilft, die eigenen Ziele zu erreichen, und der Rest ist eben unwichtig.
Ich muss also meine Ziele geklärt haben. Und dazu führe ich eine rollierende Liste mit meinen Zielen für die nächsten zwölf Monate.
Ich schreibe auf,
- was ich erreichen will,
- bis wann genau ich es erreichen will,
- woran ich genau merke, wenn ich es erreicht habe,
- warum ich das erreichen will und
- was meine allgemeine Vorgehensweise ist, um mich in diese Richtung zu bewegen.
Auf diese Zielliste kann ich bei anstehenden Entscheidungen immer wieder schauen und mich fragen, ob mich das jetzt in Bezug auf meine Ziele voranbringt oder eher nicht.
So kann ich entscheiden, was wichtig ist und was nicht.
Das sind die vier Werkzeuge, die ich für mein Selbstmanagement täglich benutze und mit denen ich durch meinen unternehmerischen Alltag navigiere. Es ist einfach und funktioniert in der Praxis bestens, gerade weil es so schön einfach ist. Vielleicht können Sie mit meinem System etwas anfangen.
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Anmerkungen & Kommentare
zunächst einmal ein großes Dankeschön für die vielen tollen "KICKS", die Sie und Ihre Kolleginnen immer wieder per Mail verschicken.
Ich habe mich Anfang Juli selbstständig gemacht und bin nach jahrelanger Tätigkeit als Angestellte in eine Welt gelandet, die mich einerseits begeistert, die aber andererseits auch viele neue Anforderungen stellt.
Ehrenamtlich betreue ich den Verein ZEPU - Zentrum für Ein-Personen-Unternehmen und höre gerade bei unseren Netzwerk-Treffen, wie schwierig, dieses sich Selbst-Organisieren immer wieder ist.
Danke für Ihre Vorschläge, die ich auf jeden Fall ausprobieren werde.
Bezüglich der Aufgabenliste habe ich gleich spontan eine Frage:
Wenn jetzt morgen neue Aufgaben dazukommen, werden die von Ihnen spontan entsprechend der Prioritäten, die sie ihnen geben entweder ganz nach oben, in die Mitte oder nach unten gereiht. Richtig? Und haben Sie ev. ein Beispiel wie diese Liste aussieht?
Das geht aber natürlich nur, wenn man diese Liste am PC schreibt.
Haben Sie auch einen Tipp für händische
Listen?
Freue mich schon auf ein Feedback.
Herzliche Grüße aus Wien
Beatrice
habe mir heute auch gerade Ihre Vorschläge für to-do-Listen angesehen und mir Ihren Wochenplan ausgedruckt.
Will alles mal ausprobieren - und so wie Sie geschrieben haben - das für mich passende rausfinden.
Und das "Durchstreichen" finde ich schon etwas sehr Motivierendes
)Eine Frage noch:
auf Ihrem Vordruck steht ganz unten:
Website - was tragen Sie dort ein.
Danke für Ihr Feedback.
Herzliche Grüße aus Wien
Beatrice
P.S. Habe mir kürzlich auch Ihr Buch über Kundenakquise gekauft und bin schon sehr neugierig.
ja: probieren Sie sich einfach mal durch. Manchmal dauert es einige Zeit bis man aus der Fülle der verschiedenen Möglichkeiten und Tipps seinen eigenen "Cocktail" der am besten für einen funktionierenden Methoden herausfindet.
Gut, dass Sie fragen wegen des Feldes "Website". Ich habe heute Nachmittag gesehen, dass sich mein eigener Vordruck seit dem Schreiben dieses Artikels nochmal weiter verfeinert hat (mit der Monatsvorschau rechts), so dass ich das aktuelle Formular neu hochgeladen habe - und dabei nicht darauf geachtet, dass ich das Feld erklären muss - werde ich Dank Ihrer Frage demnächst nachholen.
Das Feld unten steht für laufende Projekte. Bei mir ist es unsere Website: da gibt es oft Änderungen oder Aktualisierungen oder eine neue Idee, die ich dort einbauen möchte - und weil das so ein ständig mitlaufendes Projekt ist, hat es einen eigenen Platz erhalten.
Viele Grüße
Gitte Härter
PS: Schön, dass Sie unsere Tipps so gerne lesen und so eifrig ausprobieren!
<< Wenn jetzt morgen neue Aufgaben dazukommen, werden die von Ihnen spontan entsprechend der Prioritäten, die sie ihnen geben entweder ganz nach oben, in die Mitte oder nach unten gereiht. Richtig? Und haben Sie ev. ein Beispiel wie diese Liste aussieht? >>
Genau. Wenn etwas neues dazukommt, dann landet es meistens am Ende der Liste. Ich überarbeite meine Liste aber alle paar Tage, so dass ich die Aufgaben neu sortiere und die Aufgabe dann oft weiter nach oben rückt.
Wenn die neue Aufgabe aber zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss, landet sie gar nicht auf meiner Liste, sondern ich trage sie gleich in meinen Kalender ein (und zwar so viele Tage vor der Deadline, wie ich schätze, dass ich brauche)
Wenn die neue Aufgabe unbedingt noch heute erledigt werden muss, landet sie eben weiter vorne auf meiner Liste.
Und ein Beispiel zu posten, ist schwierig, weil meine Liste gerade fast leer ist, weil ich im Urlaub bin und vorher fast alles weggearbeitet habe
Letzte Woche habe ich ja über meine Werkzeuge zur Selbstorganisation geschrieben und heute habe ich noch eine Ergänzung zur Aufgaben-Liste. Wenn Sie einen Punkt auf Ihrer Aufgaben-Liste haben, den Sie schon länger vor sich herschieben, dann versuchen Sie doch mal folgendes:
ich verwende für meine berufliche Selbstorganisation meistens Notizbücher, die schon entsprechende Gestaltung haben um das aktuelle Tagesgeschehen zu portraitieren oder auch um nur einfach Dinge aufzunehmen wie z.B. Kalenderdaten. Meistens mit einer 4-fach Übersicht auf jeder Buchseite (wen will ich anrufen, wem muss ich schreiben, wen treffe ich heute und was ist mein Ziel für heute). Dabei erstelle ich diese Übersicht für jeden Tag am Vorabend. Für die Jahresplanung habe ich mir einen individuellen Wandkalender [link gelöscht, weil wir keine reine Werbung in den Blogkommentaren zulassen] bestellt, damit ich eigene Termine professionell eintragen kann (und als Kundengeschenk auch gut geignet).
Ich hoffe ich kann Ihnen weiterhelfen, beste Grüße
Ihr Peter Braun
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... und ich mach's so: To-Do-Liste auf Klemmbrett mit Bleistift (alles Erledigte wird sofort wegradiert) - näher geschildert mit meinem Formular zum Anschauen/Runterladen und anpassen hier.
Und ganz normaler Kalender, der immer aufgeschlagen neben mir liegt (und ohne Weckerklingeln angeschaut wird ... hihi).
Und: großer Jahreswandkalender, wo feste Tages- oder Wochentermine oder auch Abwesenheit per Haftzettel aufgeklebt werden. So habe ich immer auf einen Blick eine Übersicht, wo es zeitlich eng wird oder wieviel Zeit noch bis zu Trainings o. Ä. sind (damit ich die Vorbereitung im Blick habe).
Außerdem ist mein Wandkalender auch mein Ich-war-in-Sport-Kalender, das heißt, ich klebe dort auch immer bunte Punkte auf, wenn ich mich sportlich betätigt habe. Dann freue ich mich, weil ich so fleißig bin oder bin entsetzt, wenn mal ein Loch entsteht ... und bin motiviert, weiterzumachen.
Wie organisieren Sie sich so Ihren Aufgaben-, Alltags- und Zielewust?