Über U-Aufgaben ... und wie man schlau mit diesen Biestern umgeht

Produktivität

Über U-Aufgaben ... und wie man schlau mit diesen Biestern umgeht

Ralf Senftleben •

18.05.2009 • email

Wissen Sie, was eine U-Aufgabe ist? Ganz einfach: Eine U-Aufgabe ist eine Sache, die wir erledigen müssen, aber nicht erledigen wollen.

„U“ steht für unangenehm, ungeliebt, unübersichtlich, unschön, unerquicklich, unberechenbar, unansehnlich, unbekömmlich oder unerträglich.

Haben Sie auch solche Aufgaben? Dann wissen Sie, was ich meine.

Wenn Sie eine Aufgabenliste führen, dann sind das meistens die Punkte auf der Liste, die dort bereits seit vier Monaten vor sich hingammeln und einem jeden Tag ein schlechtes Gewissen machen.

Und wenn Sie keine Aufgabenliste führen, dann sind das diese Aufgaben, bei denen man innerlich zusammenzuckt, wenn man an sie denkt: „Stimmt ja, das muss ich auch noch erledigen.“ Kurzer Anfall von Schuldgefühl und Unzulänglichkeit. Dann lieber schnell an etwas anderes denken.

Das Dumme an U-Aufgaben ist, dass sie sich mit der Zeit anhäufen, wenn wir sie nicht regelmäßig erledigen. Das ist so wie mit der persönlichen Hygiene. Wenn man drei Tage nicht duscht, fängt man an zu riechen. So ist das auch mit U-Aufgaben. Wenn wir diese nicht regelmäßig erledigen, dann hat das früher oder später einen unschönen Effekt.

Wir führen dann schnell ein U-Leben.

U-Leben … oha … das wollen wir natürlich auch nicht.

Also was tun?

Das beste Rezept gegen U-Aufgaben ist Vorbeugung, und da hilft einem das kleine Wort „Nein“. Denn die meisten U-Aufgaben schlängeln sich ganz hinterhältig in unser Leben. Da fragt uns jemand mit einem netten Augenaufschlag: „Könntest du bitte …?“ und bums: Schon ist eine weitere U-Aufgabe auf unserer Liste, ohne dass wir es gemerkt haben. Und hinterher fragen wir uns, wie das passieren konnte. Das müssen Sie verhindern.

Was Sie deswegen brauchen, ist ein U-Detektor, der laut losheult, sobald Sie auch nur in die Nähe einer U-Aufgabe kommen. Und dann sollten Sie kopfschüttelnd so schnell wie möglich das Weite suchen und dabei das Wort „Nein“ wie ein Mantra immer wieder vor sich hersagen.

Denn seien wir ehrlich: In acht von zehn Fällen versucht da jemand, SEINE U-Aufgaben bei Ihnen abzuladen. Ich habe gerade in einer Studie gelesen, dass die Leute im normalen Büroalltag heutzutage 20 bis 30 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, ihre Aufgaben ihren Kollegen aufzudrücken. Der normale Büroalltag ist also ein gewaltiger Verschiebebahnhof für U-Aufgaben.

Ja, ein U-Detektor wäre eine coole Sache. Aber es reicht im Normalfall schon, wenn man im Hinterkopf hat, welche Art von Aufgaben einem keinen Spaß macht und normalerweise Quälerei für einen ist. Und alles, was in diese Kategorie fällt, sollte man höflich ablehnen, wenn es geht, mit Verweis auf die wenige Zeit, die man hat. Das klappt erstaunlich gut, wenn man konsequent ist.

O.k. … die harte Realität sieht natürlich manchmal anders aus. Manchmal können wir „Nein“ sagen, manchmal können wir es nicht. Wenn eine Sache wirklich gemacht werden muss, dann muss sie gemacht werden. Und dann stehe ich da mit meiner U-Aufgabe, mit einem angewiderten Ausdruck im Gesicht.

O.k. … o.k. … o.k. … was mache ich denn jetzt?

Erst einmal tief durchatmen.

Die Situation ist nicht ausweglos, auch wenn sie zuerst so aussieht. Sie haben verschiedene Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Suchen Sie sich selbst jemanden, dem Sie die U-Aufgabe aufdrücken können. Ja, das Leben ist ein Kampf, da geht es nicht immer nett zu :-D Also trainieren Sie am besten schon mal Ihren Augenaufschlag. So wie Tom Sawyer seine Kumpel dazu gebracht hat, für ihn den Zaun zu streichen, so können Sie das auch machen. Es braucht nur ein bisschen Überredungskunst.

Und wenn sich kein Freiwilliger findet, können Sie vielleicht jemanden dafür bezahlen. Denn so funktioniert unsere Wirtschaft. Da draußen verdienen Millionen Leute ihr Geld damit, U-Aufgaben zu erledigen. Sie zahlen Geld und befreien sich damit von der U-Aufgabe und vom schlechten Gewissen. Und es gibt erstaunlicherweise sogar Menschen, für die ist Ihre U-Aufgabe eine G-Aufgabe (G = mach ich gerne).

Möglichkeit 2: Ja, was für den einen eine U-Aufgabe ist, ist für den anderen eine G-Aufgabe. Und daraus kann man doch etwas machen. Man kann mit einem anderen Menschen Aufgaben tauschen. „Was? Du machst gerne Kundendienst? Ich wusste, mit dir ist etwas nicht in Ordnung. Aber vielleicht kannst du meinen Kundendienst machen, und ich erledige dafür deine Steuer?“ Stichwort: Aufgabentausch. Man sucht sich jemanden, der das gerne tut, was man schon sechs Monate vor sich herschiebt, und kümmert sich dafür um das Reizthema des anderen. Win-Win-Lösung in Vollendung.

Möglichkeit 3: Arbeiten Sie an Ihrer masochistischen Seite. Hey, es gibt Menschen, die ziehen sich selbst eins mit der Peitsche über den Rücken und finden das gut. Da muss also irgendetwas dran sein. Warum sich selbst statt der Peitsche also nicht ein paar U-Aufgaben geben? Ich bin zwar eher ein Fan davon, nett zu sich selbst zu sein. Aber manchmal kommt man mit Nettigkeit nicht durch. Da ist es wirkungsvoller, sich selbst mal den Drill-Sergeant zu machen und sich durch eine Aufgabe zu prügeln. Und das Komische an U-Aufgaben ist ja, dass man sich hinterher ganz gut fühlt, wenn man sich endlich aufgerafft hat. Das ist so wie mit Partys. Die, auf die man eigentlich keine Lust hatte, machen am meisten Spaß.

Möglichkeit 4: Versüßen Sie sich die U-Aufgabe und machen Sie aus der ätzenden U-Aufgabe eine BS-Aufgabe (BS = Bitter-süße Aufgabe). Versüßen bedeutet, dass Sie die U-Aufgabe mit etwas Angenehmem und Schönem mischen. Unangenehmes Telefongespräch in der Badewanne mit einem Gläschen Sekt in der Hand. Belege sortieren, während man die Stereoanlage voll aufdreht und seinen Lieblingssong hört. Die Reisekostenabrechnung im Café machen, bei einem Cappuccino und einem schönen Stück Torte. So kann man nahezu alles ertragen.

Möglichkeit 5: Wenn eine U-Aufgabe zufällig auch eine R-Aufgabe ist (R = Routine) und Sie diese hässliche Geschichte jede Woche wieder auf dem Tisch haben, dann können Sie auch das Beste daraus machen: Und zwar eine Gewohnheit.

Kennen Sie jemanden, der ein begeisterter Zähneputzer ist? Jemand der sagt: „Hey, ich könnte mir den lieben langen Tag die Zähne putzen. Es gibt echt nichts Besseres. Außer vielleicht, jemandem eine U-Aufgabe aufzudrücken.“ Kennen Sie so jemanden? Also ich nicht. Aber trotzdem putzen sich doch die meisten von uns mehr oder weniger regelmäßig die Zähne. Wie kommt’s? Klar, weil es eine Gewohnheit ist.

Wenn wir uns erst einmal etwas angewöhnt haben, läuft es automatisch und wir müssen nicht jedes Mal wieder diese unheimlich anstrengenden Anfangswiderstände überwinden.

Wenn Sie aus einer U-Aufgabe eine A-Aufgabe machen (A = läuft auf Autopilot), dann wird Ihr Leben echt einfacher. Und wenn diese A-Aufgabe auch noch eine S-Aufgabe ist, dann bewegen Sie sich ganz ohne Anstrengung und auf Autopilot zum Erfolg. Ach so … eine S-Aufgabe ist eine Super-Aufgabe, die enorm gut für Ihr Business ist, den Profit erhöht, Ihren Kunden tollen Nutzen bringt.

Wenn Sie eine Gewohnheit etablieren wollen, dann brauchen Sie das, was automatisch werden soll, einfach nur oft genug zu machen. 1000- bis 2000-mal oder so. Das kriegt man natürlich selten alleine hin, aber dazu gibt’s ja Coaches, Trainer und Drill-Sergeants.

Möglichkeit 6: Unter 100 Leuten gibt es vielleicht einen, der ist anders gestrickt als wir anderen. Solche Leute sagen: „U-Aufgabe … mir doch egal. Ich mach das jetzt einfach trotzdem. Was weg ist, ist weg.“ Und Sie glauben es nicht … dann erledigen sie diese U-Aufgabe einfach. Ja, ehrlich … ich konnte es auch erst nicht glauben. Ist aber wie gesagt die Ausnahme. Ich habe diese Möglichkeit nur der Vollständigkeit halber aufgeführt. Nur damit Sie hinterher nicht sagen, ich hätte schlampig recherchiert oder so.

Sie sehen, es gibt doch einige Möglichkeiten, mit U-Aufgaben irgendwie klarzukommen. Aber über all diese U-Aufgaben darf man natürlich die F-Aufgaben nicht vergessen. F steht für Fun, Freude, Fröhlichkeit, fantastisch, furios und für „foll“ in Ordnung.

Diese F-Aufgaben, die uns die Kraft geben, diese ganzen U-Aufgaben zu ertragen. Und ich hoffe, Ihr unternehmerischer Alltag ist voll mit diesen F-Aufgaben.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Norbert Jothann am 21.05.2009

" 'foll' in Ordnung. "

Nee, is' klar, Ralf.

Manchmal können aus selbst empfundenen U-Aufgaben im nachhinein auch F-Aufgaben werden, wenn jemand - zum Beispiel die eigene Frau - sie einem durch ein nettes "Och, komm' doch einfach mit. Das wird bestimmt ganz nett." an-motiviert.

Von: Norbert Jothann am 21.05.2009

„U-Aufgabe … mir doch egal. Ich mach das jetzt einfach trotzdem. Was weg ist, ist weg.“

Das stimmt, Ralf. Habe ich schon oft erlebt, wenn ich den Ansatz "Was weg ist, ist weg." verfolgt habe. In meiner Vorstellung haben diese Aufgaben vorher oftmals Stunden benötigt. Beim realen Tun war es dann oft nur eine knappe Stunde oder sogar noch weniger Zeit.

Hinzu kommt ja noch, daß diese unterledigten Aufgaben irgendwie wie "schwarzer, immer größer werdender Moloch" auf der Seele "lasten".