Zeitdruck?

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Zeitdruck?

Gitte Härter •

17.05.2010 • email

Unter Zeitdruck zu sein, ist nicht schön. Permanenter Zeitdruck sowieso nicht, aber auch einzelne Phasen von Zeitdruck sind nicht so der Hit: denn warum sollten Sie hektisch und mit einem irren Blick zum Kalender (oder der Uhr) Ihre Arbeit machen – und damit zudem Fehler oder einfach ein nicht so gutes Ergebnis in Kauf nehmen?

Zeitdruck ist immer gemacht. Nein, nein, nicht gleich sauer werden: ich habe nicht gesagt, dass er immer selbst gemacht ist – er ist jedoch immer gemacht. Zeitdruck ist nicht einfach. Und es ist wichtig, das zu wissen. Denn wenn etwas von irgendwem irgendwo gemacht wurde, kann man es auch ganz effektiv verändern.

Zeitdruck ist also kein Schicksal.

Den Zeitdruck näher ansehen

Sie wissen ja: Wie beim Arzt braucht es erst mal eine genaue Diagnose, bevor Sie eingreifen können. Bei chronischem Zeitdruck denken viele zuerst, dass sie ihr Zeitmangement verbessern müssten – und das kann gut sein, denn mehrere Auslöser für Zeitdruck sind tatsächlich ungutes Zeitmanagement. Aber vielleicht ist das bei Ihnen ja gar nicht (immer) der Fall! Häufig kann man sein Zeitmanagement schlichtweg damit verbessern, dass man bei anderen Mitverantwortlichen – oder dem Auftraggeber – eingreift:

Der Arbeitsauftrag kommt zu spät

Das kennen Sie: vorne wurde getrödelt und an Ihrem Ende bricht plötzlich Hektik aus. Natürlich gehört das bis zu einem gewissen Grad schonmal dazu, dass man Feuerwehr spielt. Doch warum sollten Sie einen Purzelbaum schlagen, wenn andere Leute vorher trödeln – und das vielleicht andauernd?

Ich habe über die Jahre öfter mal Aufträge bekommen, wo der Auftraggeber verkündet, dass er jetzt schon monatelang vergeblich an dieser Sache rummacht, es aber jetzt aufgegeben hat ... und übrigens: bis morgen früh um 11 Uhr muss es fertig sein, denn da steht eine Veranstaltung an.

Hmmmmm.

Wenn Sie einen brandeiligen Auftrag bekommen, lassen Sie sich nicht automatisch von irgendeiner Hektik anstecken, sondern verschaffen Sie sich erst mal ein Bild. Ist das jetzt wirklich so eine eilige Deadline? Und wenn ja: Sollen Sie jetzt die Verantwortung für die Hektik und eventuell sogar eine Nachtschicht übernehmen, nur weil vorne ohne Not getrödelt wurde?

Verstehen Sie mich richtig: Klar ist es schön von Ihnen, wenn Sie kurzfristig einspringen – das ändert aber nichts an der Tatsache, dass Sie es bemerken und ansprechen sollten, dass hier ein völlig unnötiger Zeitdruck aufgebaut wurde. Gerade, wenn Sie einen Kunden haben, der Ihnen regelmäßig zu spät und dadurch ständig supereilige Aufträge in die Hand drückt, ist es wichtig, das zu tun.

Verantwortlichen-Chaos

Wenn Sie als Einzelunternehmer in Projekte eingebunden sind, besonders wenn der Auftraggeber eine große Firma ist, dann ist häufig ein Absprache-Durcheinander die Ursache für Zeitverluste – was dann wiederum an Ihrem Ende den Zeitdruck verschärft.

Manchmal sind Projekte total schlecht verteilt und alle möglichen Leute arbeiten an diversen Enden eines Projektes. Wenn Sie einen schlechten Projektleiter haben (oder noch schlimmer: gar keinen), bedeutet das ständig doppelte Arbeit, nacharbeiten und Stau, weil einer noch nichts gesagt oder getan hat, das die anderen brauchen, um weiterzuarbeiten.

In so einem Fall hilft es nichts, immer an einzelnen Anliegen etwas klären zu wollen, sondern da hilft am besten eine gemeinsame Besprechung über die Art, wie das Projekt abläuft und optimiert werden kann. Also genau das, was eigentlich ein guter Projektleiter ohnehin tut. Wenn Sie sich nicht an einen Tisch setzen können, dann hilft eine gut vorbereitete Telefonkonferenz. Versuchen Sie bitte nicht, sowas per E-Mail zu klären. Die vielen E-Mails, die ständig hin- und hergehen und das Gesuche, das daraus entsteht, ist ein wesentlicher Teil des Problems.

Ungeklärte Informationen

Sie wollen endlos loslegen, aber mitten in der Arbeit stellen Sie erst fest, dass da doch noch etwas ungeklärt ist – oder dass Sie für den nächsten Arbeitsschritt noch eine Information brauchen.

Das ist ein ganz klassischer Fall von selbst gemachtem Zeitdruck – und der verschärft sich enorm oder kann zu einem Riesenproblem werden, wenn Sie eh erst kurz vor knapp mit der Arbeit begonnen haben und jetzt feststecken oder keine Chance mehr haben, den Verantwortlichen jetzt sofort zu fragen.

Wann immer Sie eine Arbeit bei sich im Terminkalender einplanen, tun Sie sich den Gefallen und machen Sie sich vorher ein ganz genaues Bild davon, was zu tun ist und ob Sie alles haben, was Sie brauchen.

In vielen Fachgebieten lohnt sich hier der Einsatz des guten alten Formulars! Zum Beispiel ein Formular, das Sie ausfüllen, wenn Sie eine Anfrage bearbeiten: und so sicherstellen, dass Sie alle Informationen, die Sie für ein Angebot brauchen, auch wirklich abfragen. Oder eben ein Projektblatt für Ihre einzelnen Leistungen, wo Sie sich einmal vorher ganz explizit aufschreiben, welche Angaben, Antworten und Arbeitsschritte dafür nötig sind. Das steigert nebenbei auch die Ordnung und macht Ihre Arbeit effizienter, denn bei einem Formular findet man alle Informationen immer an der gleichen Stelle.

Zu spät angefangen

Dass man mal etwas aufschiebt, weil man keine Lust hatte, oder dass man aufschieben muss, weil sich gerade die Aufträge stauen, das kann passieren. Das sind so Phasen, wo Sie sich vielleicht denken „Hechel, immer kommt alles auf einmal!“, aber es geht eben auch wieder vorbei.

Wenn Sie aber aus Prinzip zu spät anfangen, weil Sie Arbeiten generell unterschätzen (zum Beispiel, weil Sie sich nie vorher ein genaues Bild machen oder Informationen nicht früh genug abfragen) – oder wenn Sie immer erst 5 vor 12 anfangen, weil Sie sich eingeredet haben, dass Sie „unter Druck besonders kreativ sind“, dann ist es nicht mehr gut.

Es ist eine schöne Qualität, wenn Sie wissen, dass Sie auf sich vertrauen können und, wenn es sein muss, auch kurz vor knapp noch etwas Tolles aus dem Hut zaubern. Aber es ist gerade als Einzelunternehmer eine äußerst schlechte Idee, alles ohne Pufferzeiten zu planen. Denn was ist, wenn Ihnen die Technik ausfällt oder Sie plötzlich eine Lebensmittelvergiftung bekommen?

Was ist, wenn Sie durch die andauernde Hektik, die Sie sich selbst kreieren, müde und blockiert, immer lustloser oder sogar gereizt werden? Ganz abgesehen davon, dass Sie immer mehr ins Reagieren geraten, was dazu führt, dass das aktive Weiterentwickeln Ihres Unternehmens letztlich auf der Strecke bleibt.

Nochmal geändert oder nachgebessert

Es gibt Kunden, die drei Tage lang „Hü“ sagen und sobald man angefangen hat, plötzlich auf „Hott“ umschwenken. Oder sie sind sich ganz sicher, geben das „Go“ für ein Projekt, aber wenn es fertig ist, gefällt es ihnen so doch nicht oder sie haben gerade gestern bei einem Konkurrenten etwas gesehen, das zwar völlig anders ist, aber gut aussieht ... Oder die nie vorher sagen, was genau sie wollen, aber immer dann, wenn sie ein Ergebnis sehen, genau wissen, was sie nicht wollen.

Auch das ist in Ordnung, wenn es mal vorkommt. Denn wir alle wissen, dass man sich oft viel leichter tut, wenn man etwas Vorhandenes beurteilen kann.

Wenn Sie es aber mit einem Auftraggeber zu tun haben, der das immer so macht – weil er etwas wirr und unstet ist oder aber einfach, weil er sich vorher nicht genug mit dem, was er will und wie er es will, auseinandersetzt, dann haben Sie chronischen Zeitdruck und sehr viel umsonst gemachte Arbeit. Und die wiederum äußert sich in Ärger: Wenn Sie auf Pauschale bezahlt werden, ist der Ärger auf Ihrer Seite groß, weil Sie viele Stunden unnötige Arbeit reinstecken. Wenn Sie auf Zeit bezahlt werden, ist der Ärger auf Seiten Ihres Kunden groß, weil der sich nicht erklären kann, warum die Rechnung so riesig ist, vor allen Dingen, weil er Ihre „Fehlversuche“ ja gar nicht nimmt. Vielleicht aber haben Sie ein schlechtes Gewissen, eine höhere Rechnung zu stellen, so dass Sie selbst, wenn Sie auf Zeit bezahlt werden, nur den normalen Zeitrahmen abrechnen.

So oder so: Die Arbeit leidet, Zeit wird verschwendet, die Geldfrage wird zum Problem ... und das gefährdet Nachfolgeauftrage und Weiterempfehlungen.

Unkoordiniert gearbeitet

Manchmal ist man es selbst, der sehr unkoordiniert arbeitet. Man legt los, merkt, dass man versucht, den fünften vor dem zweiten Schritt zu machen. Oder man hat hier ein Stückerl gearbeitet und dann da ein Stückerl - und so wird Zeit verschenkt, man muss sich immer wieder in Bereiche frisch einlesen und so deeeeeeeeeeeehnt sich die Arbeit, die man für eine Sache aufwendet, auf ein Vielfaches.

Sie kennen so ein unkoordiniertes Vorgehen auch von Meetings oder E-Mail-Korrespondenz: Anstatt klare Fragen zu stellen, diese komplett zu klären und dann zum nächsten Punkt überzugehen, wird Ping-Pong gespielt, alles halbgar im Raum stehen gelassen und man braucht Ewigkeiten, um – mit Glück – wirklich klare Ergebnisse zu bekommen.

Auch alleine können Sie so ein wirklich uneffizientes Vorgehen veranstalten. Meistens lässt sich das direkt klären, wenn man, wie oben schon vorgeschlagen, sich immer eine genaue Übersicht verschafft und beispielsweise anhand einer kleinen Checkliste oder eines Laufzettels für das Projekt einen roten Faden gibt.

Wenn Sie aber einfach zum flipperhaften Arbeiten neigen, also Ihre Gedanken und Ihre Lust an der Arbeit wie Flipperkugeln hin- und herschießen, dann hilft nur Selbstdisziplin: sich zwingen, einen Arbeitsschritt nach dem anderen komplett abzuarbeiten. Sie dürfen ja Ihrem Wunsch nach Abwechslung nachgeben, sofern Sie insgesamt Ihre Zeit und Projekte gut planen – wer stückchenweise an etwas arbeitet, wird immer uneffizienter sein, als wenn die Arbeit in größeren Abschnitten erledigt wird. Doch wenn Sie die stückchenweise Arbeit vorziehen, dann braucht Ihre Zeitplanung für jedes Projekt einfach sehr viel längeren Vorlauf, damit nicht am Ende Hektik entsteht.

Künstlich gemachter Zeitdruck

Bei „künstlich gemachtem Zeitdruck“ erinnere ich mich immer gerne an eine Kundin aus meiner Zeit bei einer Bildagentur: die Kundin hat EILIG Bildmaterial bestellt. Es war aber schon kurz vor Die-Post-geht-raus und wir waren schon in totaler Hektik. Also habe ich sie gefragt, bis wann sie die Bilder denn im Haus haben muss. „Ach, spätestens in vierzehn Tagen.“ - ???!!!! - Was? Eben war es doch noch so eilig und jetzt 14 Tage! Ja, sie hatte kürzlich bei einer anderen Agentur bestellt und die haben drei Wochen gebraucht, darum sagt sie jetzt immer „eilig“ dazu.

Künstlich gemachter Zeitdruck entsteht meistens einfach, weil der Auftraggeber selbst Hektik an seinem Ende vermeiden möchte oder aber, weil er selbst gerade entspannter arbeiten kann, wenn er Ihr Ergebnis schon hat. Das Gute ist, dass hier keinerlei Grund für den Zeitdruck besteht, und zwar an keinem Ende. Mit Absprache lässt sich hier in der Regel ganz schnell eine gute und entspanntere Lösung für beide Seiten finden.

Wenn dies nicht gelingt, haben Sie immer noch die Wahl: Möchte ich diesen unnötigen Zeitdruck akzeptieren? Ich selbst tue das nicht mehr. Wenn etwas wirklich eilig ist, dann habe ich nichts dagegen, noch einen Purzelbaum zu schlagen, aber wenn es ansich unnötig ist und nur an meinem Ende zu Hektik führt, dann mache ich es nicht mehr.

Natürlich können Sie daraus auch ein Geschäftsmodell machen und einen Sofort- oder 24-Stunden-Dienst anbieten.

Eingebildeter Zeitdruck

Der eingebildete Zeitdruck ist dann wieder von der selbstgemachten Sorte: Entweder, weil man eine Aufgabe überschätzt und sich dadurch in Hektik redet, obwohl gar keine da ist. Oder weil man insgesamt keinen Überblick über momentan anstehende Projekte hat und so schlichtweg annimmt, dass gerade Zeitdruck herrscht.

Manche Leute, besonders wenn Sie über einen längeren Zeitraum unter Termindruck gearbeitet haben, merken schlichtweg nicht mehr, wann sie gar keine Hektik haben und arbeiten schon aus Gewohnheit unter Zeitdruckbedingungen weiter.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Angela Gaida am 17.05.2010

Oha, erwischt. Gleich ein gefühltes halbes Dutzend meiner Lieblings-Zeitdruck-Auslöser steht hier auf einer Seite, säuberlich zusammengefasst und schmerzhaft in der Wunde bohrend...

Was mir lange Zeit das Leben besonders schwer machte war eine Kombination aus "unklarer Aufgabenstellung" und "Perfektionismus". Wo das gewünschte Ergebnis nur unklar definiert war, machte ich mir meine eigene Definition, und die entsprach ungefähr 150% dessen, was eigentlich ausgereicht hätte --> Völlig unnötiger Zeitdruck.

Was mir sehr viel hilft, ist allein schon das Bewusstsein, dass ich solche Macken habe, und die Aufmerksamkeit dafür. Ich achte heute viel bewusster darauf, frage bei Unklarheiten früher nach. Das klappt nicht immer. Aber manchmal kriege ich es rechtzeitig mit und kann noch gegensteuern.

Was mir auch hilft, fällt mir gerade ein, ist, den "Gefühlsdruck" aus dem Zeitdruck zu nehmen. Auch wenn viel in kurzer Zeit zu tun ist, kann ich damit gelassener umgehen, wenn ich keine Panik schiebe, sondern die Aufgabe sachlich betrachte. Eine solche "ich-werd-nicht-fertig"-Panik, die den Kopf blockiert, kann ich bei mir ganz gut mit EFT wegklopfen.

Ach ja, ein weiterer Zeitfresser sind übrigens auch endlose Blogbeitragskommentare, wenn man eigentlich noch was anderes fertig machen müsste.

)

Von: Gitte Härter am 18.05.2010

... oops, Angela, hab ich in Wunden gebohrt ... das war gar nicht meine Absicht! Aber stimmt: manchmal drückt's einen und manchmal tut's ein bisserl weh ... gerade da stecken dann ja, wie Du schon sagst, die Chancen - und schon kleine Veränderungen bringen spürbare Erleichterung.

Dankeschön auch für Deine ergänzenden Tipps, mit Zeitdruck besser umzugehen. Mal sehen, was noch kommt.

PS: Das stimmt, dass Blogkommentare ein Zeitfresser sein können ... allerdings: kluge Blogkommentare machen dann wiederum neugierig und gelten damit als gute Marketingmaßnahme - ergo: keine Zeitverschwendung!